Jak pisać maile do klientów? – AnyMind blog

Jak pisać maile do klientów?

0 Komentarzy
30 stycznia 2019

Autorem artykułu jest Dawid Maj, Business developer w AnyMind, nasz specjalista od kontaktu z klientami, m.in. konsultantami.
 

Jak pisać maile, które naprawdę trafią do Twoich klientów? Poznaj moje 3 sprawdzone sposoby.

Są różne maile do klientów: pierwsze wiadomości kontaktowe, maile z ofertą, maile z przypomnieniem (tzw. follow-up e-mails), zdarzają się też maile z przypomnieniami. Trzy zasady pisania maili do klientów, których staram się trzymać na co dzień i które przedstawię Ci w tym artykule, tak naprawdę mają zastosowanie w każdym z wymienionych przypadków. Jednak szczególnie ważne są przy pierwszych mailach.

Te zasady to:

  • zwięzłość,
  • personalizacja,
  • wezwanie do działania.
  •  

    Opowiem Ci o nich krótko w filmie, a więcej szczegółów znajdziesz poniżej.

    1. Pisz zwięźle

    Dane z różnych źródeł, dotyczące działań sprzedażowych i marketingowych, wskazują w jasny sposób: krótsze tytuły maila na ogół wiążą się z większym wskaźnikiem otwarć. Jeśli tytuł jest rozwlekły, niejasny, a odbiorca musi się skupić, by go zrozumieć, to istnieje duże ryzyko, że przeczytanie e-maila przełoży sobie na jutro, albo gorzej — wrzuci wiadomość od razu do kosza.

    Zwróć też uwagę, że długie tytuły nie prezentują się zbyt dobrze na urządzeniach mobilnych. Z ograniczoną wielkością ekranu, Twój odbiorca ma możliwość przeczytania jedynie kilku słów w tytule, 30-50 znaków zatem w zupełności wystarczy. Używając dłuższych tytułów, narażasz się na znaczny spadek wskaźnika otwarć.

    Zasada zwięzłości dotyczy nie tylko tytułu, ale i całej treści maila. Twoja wiadomość powinna być pozbawiona zbędnych informacji. Jeśli jakieś zdanie nie pełni żadnej funkcji, ani nie zawiera odpowiedniej wartości dla Twojego klienta, to możesz je spokojnie usunąć. Nie martw się tym, że nie przekażesz wszystkich informacji już w pierwszej wiadomości. Gdy Twój potencjalny klient odpowie na Twój zwięzły e-mail, to wtedy będziesz miał okazję do przedstawienia szczegółów. Póki nie uzyskasz żadnej reakcji, Twoje maile powinny być intrygujące i pozostawiać lekki niedosyt.

    Ta zasada jest ponadczasowa. Już na wiele lat przed narodzinami marketingu internetowego zdawano sobie sprawę, jak ogromną moc mają krótkie, treściwe komunikaty. Przodownikami w tej kwestii byli Spartanie, słynący z lakonicznego języka.

    Gdy w V w. p.n.e generał Sparty, Lysander, podbił Ateny po 27-letniej wojnie, wysłał wiadomość do Eforów (spartańskich urzędników) krótką wiadomość: „Ateny zostały zdobyte”. Eforowie zaniepokoili się zbytnią rozwlekłością słów Lysandra i zamiast mu pogratulować, odpowiedzieli: „Wystarczyło napisać ‘Zdobyte’”.

    Co prawda, w pewnych innych kwestiach być może nie powinniśmy naśladować Spartan, ale mądre i oszczędne użycie słów to coś, co możemy od nich zaczerpnąć i zastosować w naszych kampaniach e-mailowych. 😉
     

    2. Personalizuj

    Ogólne, niedopasowane wiadomości są nudne i nieefektywne. Jeśli próbujesz zwrócić uwagę trudnodostępnych menedżerów, musisz się wyróżnić, aby uzyskać pożądany efekt. Pomyśl o tym: każdy marketer lub handlowiec w Twojej branży stara się dotrzeć do osób, które podejmują decyzję w firmach. Te osoby najczęściej są bardzo zajęte codziennymi obowiązkami, a do tego są regularnie zalewane różnego rodzajami prośbami o czas, demo, spotkanie.

    Jeżeli Twój tytuł, a także pierwsze linijki Twojej wiadomości (które są widoczne przed otwarciem e-maila, tzw. preheader) nie wzbudzają żadnych emocji, są bezosobowe i niespersonalizowane, nie masz szans na przebicie się przez ten hałas. Zamiast się wyróżnić, wtopisz się w tłum, a Twoja wiadomość wyląduje w koszu jeszcze przed otwarciem.

    Oczywiście, personalizacja wiadomości to coś, co dotyczy nie tylko jej tytułu, ale też całej jej zawartości. Każdy jest wyczulony na maile, które wyglądają tak, jak gdyby zostałe wysłane jeszcze do tysięcy innych osób — z tego samego szablonu.

    Nikt nie lubi być traktowany jak jeden wiersz na długiej liście leadów.

    Pamiętaj: e-mail powinien skupiać się głównie na odbiorcy, jego problemach i wyzwaniach, a nie Tobie i Twoim produkcie. Po to właśnie jest personalizacja. Dzięki tej praktyce postawisz się w sytuacji Twoich klientów, spojrzysz na świat ich oczami i lepiej ich zrozumiesz.
     

    3. Wezwij do działania

    Załóżmy, że przygotowałeś dobrze spersonalizowanego maila, który przyciąga uwagę i wzbudza początkowe zainteresowanie. Świetnie, jesteś na dobrej drodze. Tylko co teraz? W dzisiejszych czasach, w erze digital marketingu, początkowe zaintrygowanie, które udało Ci się wzbudzić jest bardzo ulotne — i jeżeli Twój potencjalny klient nie wykona żadnej akcji związanej z Twoim mailem, to szybko o Tobie zapomni. Pozytywne wibracje, które wyzwoliłeś, powinny być przekute w działanie, inaczej momentalnie stracą swoją moc.

    Aby temu zapobiec, wykorzystaj call to action (CTA), czyli wezwanie do działania. Może to być sam tekst, grafika lub przycisk, który w jasny i klarowny sposób zachęca do np. rejestracji do Twojego produktu, zapisania się na prezentację demo, umówienie na spotkanie itp. Ważna wskazówka do zapamiętania: im prostsza będzie akcja, do której wzywasz, tym większa szansa, że Twój klient ją wykona.

    Nawet jeśli proces rejestracji do Twojego produktu składa się z kilku kroków, postaraj się nie przytłaczać swojego klienta zbyt długim tekstem w CTA. Oto przykład nieefektywnego wezwania do działania:

    Zarejestruj się w 5 krokach, po czym pobierz aplikację, a na koniec zostaw 5 gwiazdek na AppStore. I nie zapomnij zapisać się do Newslettera!

    Jest nieco przerysowany, ale mam nadzieję, że już wiesz o co mi chodzi. 🙂 Mniej skomplikowane wezwanie przyniesie lepsze efekty, a kolejne prośby o wykonanie następnych akcji możesz rozłożyć w czasie.

     

    Mail do klienta w praktyce

    Na koniec spójrz na przykład. Jest to mail z zaproszeniem do współpracy, który niedawno otrzymałem na służbową skrzynkę — ma pewne plusy, ale i pole do poprawy.

    To pierwsza wiadomość od tego nadawcy.

    Na plus:

    • Wiadomość jest zwięzła i przejrzysta — nie przytłacza ścianą tekstu, zdjęciami czy PDFami.

     

    Na minus:

    • Tytuł zupełnie się nie wyróżnia, jest sprzedażowy i niespersonalizowany. Raczej nie zachęca do otwarcia wiadomości.
    • Nadawca nie buduje zaufania. Firma nie jest ogólnie znana, a tak skonstruowany e-mail wcale nie polepsza sytuacji. Zamiast pisać „Nasza firma dzięki innowacyjnej technice zapewnia lepsza docieralność do potencjalnego klienta.” dużo lepiej użyć konstrukcji: „Współpracowaliśmy już z pięcioma innymi start-upami i, za pomocą naszych narzędzi, zwiększyliśmy ruch na ich stronach internetowych o średnio 10-15%.” Oczywiście te dane muszą mieć pokrycie w rzeczywistości.
    • Brak call to action w postaci propozycji spotkania, rozmowy demo lub choćby zachęcenia do wysłania odpowiedzi. Nawet jeśli ktoś będzie nieco zaciekawiony po pierwszym mailu, nie wie co zrobić dalej.

     

    Jak widzisz, to drobe rzeczy — ale warto o nich pamiętać, bo mogą wiele zmienić w tym, jak będzie postrzegać Cię Twój (potencjalny) klient. Czas, który poświęcisz na zbudowanie z nim relacji, na pewno zaprocentuje.

    Dawid Maj

    Dawid Maj

    Business developer w AnyMind

    Dawid ma doświadczenie w rozwijaniu biznesów. Jego specjalnością jest budowanie relacji z klientami, a po godzinach chętnie gra w gry planszowe, piłkę nożną i tańczy. To właśnie on najczęściej pojawia się na naszych filmach.

    Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak pisać skuteczne maile do klientów? Zapytaj Dawida przez AnyMind.

    Dzwonię!