expert round-up: porady na start dla wirtualnych asystentek

Wirtualne asystentki z kilkuletnim doświadczeniem opowiedziały nam, co poradziłyby swoim początkującym koleżankom i kolegom z branży.

Spodobał Ci się pomysł na pracę jako wirtualna asystentka (WA), ale nie masz pewności, czy to właściwa droga dla Ciebie? A może wiesz już, że chcesz podążać tą ścieżką, ale nie wiesz, czego tak naprawdę spodziewać się po tym zajęciu? Chcesz, żeby ktoś, kto działa już w tej branży poradził Ci, na co zwrócić szczególną uwagę na starcie?

Świetnie się składa: zapytaliśmy kilku doświadczonych wirtualnych asystentek o jedną rzecz, którą chciałyby wiedzieć, zaczynając tę pracę.

A oto, co nam odpowiedziały.

 

Pola Sobczyk

CEO w BrandAssist
Wirtualna asystentka z kilkuletnim stażem, autorka kursów online dla WA oraz początkująca vlogerka (szukaj na YT Poli z BrandAssist). Zakochana w ludziach i w chrześcijaństwie wegetariańska altruistka. 🙂

„Gdybym mogła cofnąć się w czasie i dać samej sobie poradę, to z pewnością powiedziałabym: „Pola, wyjedź do Warszawy i tam szukaj klientów”. Tylko pamiętaj, że to było już kilka lat temu, teraz nawet w moim mieście ludzie zaczynają szukać wirtualnych asystentek. Dlatego podpowiem jeszcze jedną, drobną rzecz, którą bym sobie wtedy podszepnęła: ludzie nie zatrudniają wirtualnej, żeby mieć więcej czasu dla rodziny, ale żeby… więcej pracować. Zatem nie ma co kusić ich hasłem: „odnajdziesz czas dla siebie dzięki wirtualnej asystentce!”, nawet jeśli poniekąd rzeczywiście tak jest.”

---

Ela Wolińska

WA, PM, mentorka i trenerka w Pomoc dla Biznesu
Wirtualna asystentka i project manager od 2010. Mentor i trener szkoleń dla wirtualnych asystentek. Autorka pierwszej książki o WA w Polsce. Z wykształcenia administratywista, pedagog i muzyk. Z pasji wokalistka.

„1 rzecz, którą chciałabym wiedzieć, zaczynając pracę jako wirtualna asystentka? Że tak właśnie nazywa się ten zawód! 😉 Pracuję od wielu lat i długo nie miałam pojęcia, że tak można określić to zajęcie, a brak kategoryzacji bardzo utrudniał mi pracę, szczególnie, gdy musiałam wytłumaczyć komuś, czym się zajmuję. Obserwuję rynek i widzę, że w Polsce o WA zaczęło być głośno od połowy zeszłego roku. Co mogę podpowiedzieć zaczynającym osobom? Żeby były przygotowane na nieustanną naukę i rozwój. Wirtualna asystentka to zawód, który wymaga ciągłego douczania. Pracujemy zdalnie z technologiami, programami, mediami. Świat cyfrowy zmienia się w niesamowitym tempie i my musimy za tym nadążać. Przynajmniej w specjalizacjach, którymi się zajmujemy.

No właśnie — specjalizacje — to druga rzecz, o której powinny pamiętać osoby początkujące. Nie musisz być od wszystkiego, wiedzieć wszystkiego. Zastanów się, w czym jesteś najlepsza i znajdź swoją niszę. :)”

---

Ela Zielińska

CEO w VAssistance
Asystentka od 4 lat, pracuje zdalnie od roku. Od kilku miesięcy prowadzi agencję zdalnych asystentek. Z wykształcenia ekonomistka. Prywatnie — fanka rozwoju osobistego.

„Jeśli myślisz o karierze wirtualnej asystentki, przygotuj się na to, że to praca pełna wyzwań i ciągłej nauki. Rozpoczynając tę pracę, w krótkim czasie musiałam poznać wiele nowych programów obecnych na rynku, czy to związanych z organizacją swoich zadań, czy tych, z których korzystają moi klienci. Podobnie sprawa wyglądała z komunikacją z klientem czy jego pracownikami, ponieważ niektóre organizacje stosują swój wewnętrzny język, który dla mnie nie do końca był zrozumiały. Wielokrotnie, nawet obecnie, jest tak, że muszę doszkolić się przed wykonaniem przekazanego mi zadania, np. poszukać więcej informacji na dany temat, doprecyzować pojęcia, które wydają mi się znane, ale po głębszej weryfikacji okazuje się, że jednak całkiem takie są. 😉 Ostatecznie — dopytuję klienta, bo w końcu nie można być specjalistą we wszystkim.

Świetne w tej pracy jest też to, że również od samych klientów uczę się nowych rozwiązań czy sposobów organizacji swoich zadań. Jeśli widzę, że coś działa dobrze u kogoś — jakieś narzędzie, metoda pracy — wtedy testuję to u mnie. W tym zawodzie trzeba być otwartym na nową wiedzę i rozwiązania.”

---

Justyna Patrycja Ostropolska

CEO w Topassist sp. z o.o.
Wirtualna asystentka, wirtualny menadżer projektów. Z wykształcenia finansistka i bankowiec. Wirtualną asystentką została z miłości do nowych technologii. Miłośniczka psów, kotów i wszelakich czworonogów. Wierzy, że Twój biznes to jej biznes.

„Wirtualna asystentka to osoba, która musi posiadać wiele umiejętności, które można, a w zasadzie trzeba doszlifowywać w trakcie pracy, ale najważniejsze są cechy osobowościowe. Zanim zdecydujesz się na karierę wirtualnej asystentki, przemyśl, czy jesteś osobą zorganizowaną, odpowiedzialną i czy umiesz komunikować się z ludźmi. Może się wydawać, że pracujesz tylko z komputerem, jednak bez umiejętności łatwego nawiązywania relacji będzie Ci trudno znaleźć klienta i dobrze się z nim dogadywać. Bez dobrej organizacji pracy zgubisz się w zadaniach, a bez poczucia odpowiedzialności… będzie klapa.”

---

Monika Bondalska

Wirtualna asystentka w Twoja Sekretarka
Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Posiada 13-letnie doświadczenie jako stacjonarna asystentka w renomowanej kancelarii prawnej we Wrocławiu, od roku pracuje jako wirtualna asystentka pod marką Twoja Sekretarka. Prywatnie mama, miłośniczka dobrych książek i podróży.

„Ostatnio zawód wirtualnej asystentki stał się bardzo popularny. Coraz więcej kobiet, zwłaszcza młodych mam, decyduje się na pracę w domu, chcąc łączyć opiekę nad dzieckiem i pracę zawodową. Ale, wbrew pozorom, praca wirtualnej asystentki nie jest taka łatwa, lekka i przyjemna, jak to się wydaje na pierwszy rzut oka. To praca, która wymaga przede wszystkim dyspozycji czasowej oraz doskonałej organizacji czasu pracy, co w domu wcale nie jest takie łatwe, szczególnie przy małym dziecku.

Często praca WA nie kończy się o 16:00 i trwa więcej niż 8 etatowych godzin. I o ile przy jednym czy dwóch klientach nie jest to trudne, tak przy piątym czy dziesiątym jest już ogromnym wyzwaniem. Niestety, nie ma drogi na skróty — nie nastawiaj się, że to praca lekka i możesz ją dopasować dokładnie do Twojego trybu życia, bez żadnej szkody dla czasu rodzinnego.”

---

Karolina Brzuchalska

CEO w Pretty Well Done
Wirtualny project manager, wirtualny office manager, wirtualna asystentka i mentor wirtualnych asystentek. Od ponad 10 lat wspiera przedsiębiorców w efektywnej realizacji ich celów biznesowych. Prywatnie matka dwóch synów. W wolnym czasie pisze książki i z zapałem trenuje boks.

„Tak naprawdę, kiedy zaczynałam swoją przygodę z asystą online, miałam już ponad 10 lat doświadczenia na stanowiskach asystenckich. Zrobiłam też rzetelny research rynku i wydawało mi się, że jestem dość dobrze przygotowana do działania. A jednak nie obyło się bez wpadek. To, co mogę poradzić początkującym wirtualnym asystentkom, to to, by nie poddawały się po pierwszej porażce. Nie każdy klient jest tym wymarzonym. Nie każdy też jest dla Ciebie. I Ty również nie jesteś dla każdego. Znajdź takich klientów, dla których będziesz pracować z przyjemnością, a każdy dzień będzie przygodą. Nawet jeśli nawiązanie współpracy potrwa nieco dłużej, warto pracować z osobami, które inspirują i dodają skrzydeł.”

---

Sylwia Sworczuk

WA, OM, PM w sylwiasworczuk.pl
Miłośniczka dobrej literatury i sportu, której upór i wiara w lepsze jutro pomogły znaleźć nową drogę zawodową w wirtualnym świecie. Wybrała zawód wirtualnej asystentki, zaczynając zupełnie od początku. Dlatego wierzy, że każdy ma moc zmiany swojego życia na lepsze. Chce inspirować inne kobiety do podejmowania wyzwania znalezienia dla siebie satysfakcjonującej pracy, która daje poczucie spełnienia i sensu.

„Kiedy postanowiłam, że spróbuję swoich sił jako wirtualna asystentka, musiałam dowiedzieć się czegoś więcej na temat aktualnych potrzeb rynku, a następnie porównać je z moimi umiejętnościami. Myślę, że pierwszym krokiem powinno być właśnie przyjrzenie się sobie i swoim umiejętnościom. To nie jest tak, że zaczynając nie umiemy nic. Zawsze coś wiemy, mamy jakieś doświadczenie zawodowe, którego pewne aspekty da się wykorzystać w pracy asystentki. Całej reszty uczymy się po drodze. Ważne jest, aby zacząć.

Ja zaczęłam od analizy rynku przy pomocy wywiadów pogłębionych. Aby je przeprowadzić, poszukałam znanych, rozwiniętych biznesów online i poprosiłam o możliwość krótkiej rozmowy na Skype. To były ciekawe rozmowy, które dały mi odpowiedzi na pytania o zakres zadań asystentek, wymagania co do ich oczekiwanych umiejętności, preferowane sposoby współpracy czy rozliczenia. Po nich miałam ogólny zarys sytuacji i aktualnych potrzeb, które w jakiejś części się pokrywały. Mogłam więc powoli przejść do tworzenia swojej oferty. Myślę, że jest to dobry sposób nie tylko na to, żeby poznać potrzeby rynku, ale również żeby pokazać się światu.”

---

Aleksandra Ćwikowska

Virtual Office Manager, promotorka kursu „Wirtualni asystenci — Virtual Office Manager”
Jest wirtualną asystentką od 2015 roku. Posiada doświadczenie w sektorze handlowym. Najbardziej sobie ceni ciągłe uczenie się nowych rzeczy. Mieszka w słonecznej Italii. Jest częścią projektu „Wirtualni asystenci — Virtual Office Manager”, kursu online dla przyszłych wirtualnych asystentek i asystentów.

„Zaczynając moją przygodę jako wirtualna asystentka, nie wiedziałam, że moje życie zrobi się takie ciekawe i pełne wyzwań. Wcześniej byłam znudzoną pracowniczką biurową, która od lat wykonywała wciąż te same czynności. Dzisiaj zarządzam projektem i współpracuję z profesjonalistami, którzy są dla mnie codzienną inspiracją. Każdego dnia uczę się nowych rzeczy i podejmuję się nowych zadań. To, co mnie zaskoczyło w tym zawodzie, to jego różnorodność i elastyczność.

Najlepsza rada, jaką mogę dać aspirującym do tego zawodu, to po prostu zacząć działać. Jeżeli czujesz, że może to być zawód dla Ciebie, to zrób wszystko, aby się dowiedzieć, czy rzeczywiście tak jest. Ustal plan działania. Może to być wypis zagadnień z zakresu których musisz się podszkolić w konkretnych ramach czasowych, może to być zrealizowanie własnej strony, przeczytanie konkretnych pozycji, które wiążą się z tym zawodem lub też przerobienie konkretnego kursu. Każdy ma swoje sposoby i inne potrzeby. Jeżeli nie zaczniesz działać, nie ruszysz się z miejsca.

Aby przebyć tysiąc mil, trzeba zrobić pierwszy krok. – Bruce Lee”

 

Odwaga, otwartość, organizacja i specjalizacja

Jak widzisz, najważniejsze jest mieć odwagę, żeby zrobić ten pierwszy krok!

Zacznij działać i przygotuj się na ekscytującą pracę pełną wyzwań. Bycie wirtualną asystentką wymaga ciągłego douczania się i śledzenia nowinek technologicznych, które przydadzą się w pracy zdalnej. Kolejną ważną rzeczą jest umiejętność dobrego zarządzania swoim czasem i zadaniami. I jeszcze jedno: nie musisz we wszystkim być najlepsza. Zamiast robić wszystko po trochu, wybierz swoją specjalizację, w której chcesz się rozwijać.

Powodzenia!